Referenzprojekt: Lotus Notes schnell und sicher zu Exchange online migriert
„Unser Umsetzungspartner InSys AG war auch in der jungen Cloud-Technologie stets gut informiert. Das hat die Migration spürbar erleichtert.“ Matthias Waschkus, IT-Leiter Konzern
Die Ausgangssituation:
Bei modernen Kommunikationslösungen spielt die Integration in andere Lösungen eine große Rolle. Ist diese gelungen, müssen Kundendaten nur an einer Stelle gepflegt werden und das Unternehmen profitiert von einheitlich vorliegenden Daten. „Hier bereitete jedoch unsere Messaging-Infrastruktur zunehmend Probleme“, erläutert Matthias Waschkus, IT-Leiter Konzern bei Berendsohn. „Beispielsweise konnten wir Lotus Notes nur unzureichend an unser CRM-System und an die Unified-Communication-Lösung unserer neuen Telefonanlage anbinden, während für Microsoft Exchange Server und Microsoft Office Outlook gute Konnektoren zur Verfügung standen.
Microsoft Outlook konnte noch in anderer Hinsicht punkten „Die Microsoft-Lösung kennt jeder – das ist in unserer Organisation mit einem großen Vertriebszweig ein wichtiger Aspekt“, so Waschkus. Dabei musste das IT-Team mehrere Domino-Server für die Messaging-Infrastruktur betreiben und es bereitete einen zunehmenden Aufwand, die Verfügbarkeit sicherzustellen – besonders für die 450 Außendienstmitarbeiter, die europaweit unterwegs sind.
In dieser Situation beschloss Berendsohn, seine Messaging-Infrastruktur grundlegend zu modernisieren. Da es vor allem Exchange Server im Blick hatte, wandte sich Waschkus an den Microsoft-Partner InSys AG.
Cloud-Lösung erleichtert mobilen Zugriff.
Die InSys AG schlug vor, eine Cloud-Lösung in die Überlegungen einzubeziehen. „Office 365 enthält mit Exchange Online eine professionelle Lösung aus den Rechenzentren von Microsoft, die von überall aus einen sicheren E-Mail-Zugriff ermöglicht“, erläutert Thomas Honemeyer, Vorstand der InSys AG. „Das funktioniert auf dem PC sowie auf beliebigen Tablets und Smartphones, was gerade in Unternehmen mit so vielen externen Mitarbeitern eine stabile Kommunikation ermöglicht.“
Berendsohn konnte den Argumenten gut folgen: „Die InSys AG vermittelte uns ein umfassendes Bild über Exchange Online – von den Lizenzen über das Applikations-Management bis hin zum Funktionenvergleich mit anderen Produkten“, berichtet Waschkus. Eine Gegenüberstellung der Kosten zeigte schließlich, dass Exchange Online Plan 2 monatlich pro Nutzer günstiger kommt, als eine eigene Lösung zu betreiben. So beschloss Berendsohn, auf Office 365 zu wechseln und beauftragte die InSys AG, eine Strategie für die Migration zu erarbeiten.
Tests zeigen, wie die Migration aussehen kann
Ein Proof of Concept sollte klären, ob sich Exchange Online einwandfrei über 3rd-Party-Schnittstellen an verschiedene Lösungen in der IT-Infrastruktur von Berendsohn anbinden lässt. Dazu wurden eine Testumgebung in Office 365 erstellt, 20 Pilotnutzer in den Mandanten eingepflegt und ihre Daten aus Lotus Notes importiert. Um diese Nutzer in Richtung Cloud synchronisieren zu können, wurde zudem das lokale Active Directory mit dem Microsoft-Tool AD Connect an Azure Active Directory für Office 365 angebunden. AD Connect synchronisiert dabei auch deren Kennwörter, die Anwender müssen sich also nur einmal anmelden.
Nach einer Woche intensiver Tests war klar, wie die Migration erfolgen würde. „Insgesamt verlief der Proof of Concept unspektakulär. E-Mails und Kalendereinträge waren in wenigen Augenblicken nach SAP oder in das CRM-System übertragen“, so Waschkus. „Auch der finanzielle Aufwand war überschaubar.“ Die Testumgebung war schließlich die Basis für die kommende Live-Umgebung und wurde nur wenig erweitert.
Dank dieser Vorarbeiten verlief die Migration der 600 Nutzer nach Exchange Online im Großen und Ganzen reibungslos, erzählt Waschkus: „InSys war auch in der noch jungen Cloud-Technologie stets gut informiert, das hat uns im Migrationsprozess sehr geholfen.“
Seit Anfang 2016 nutzen nun alle Mitarbeiter von Berendsohn Exchange Online. „Wir haben viel positives Feedback bekommen – besonders von unseren Vertriebsmitarbeitern“, berichtet Waschkus. „Bislang gab es keinen einzigen nennenswerten Ausfall.“
Jeden Monat einen Arbeitstag gespart
Die IT-Abteilung muss sich heute weder um Updates noch um die Sicherheit kümmern. Und da Exchange Online vollständig an das Active Directory angebunden ist, lässt sich ein Postfach über vordefinierte Rollen automatisiert einrichten. „Nutzer anlegen und umbenennen, wenn er geheiratet hat – das war’s“, schwärmt Waschkus. „Zuvor haben wir geschätzt 30 Minuten pro Tag für die Administration der Domino-Server benötigt, das schrumpft gefühlt auf fünf Minuten. In der Summe ergibt das eine ordentliche Ersparnis.“
Die Anbindung etwa an die Unified-Communications-Lösung funktioniert einwandfrei. Sämtliche Sprachnachrichten werden in Outlook übertragen, Nutzer können diese Anrufe dort anhören und neue initiieren und auf dem VoIP-Telefon führen. „Dank der eingängigen Bedienung von Outlook werden solche Funktionen nun auch eher genutzt“, resümiert Waschkus.