Im Zeitalter cloudbasierter Speicherlösungen wie OneDrive for Business, Dropbox oder ähnlicher Lösungen bedarf die Sicherheit von Dokumenten erhöhter Aufmerksamkeit.
Aber auch der Versand unternehmensinterner Dateien per Email oder das Kopieren von Files auf externe Datenträger wie USB-Sticks oder Festplatten stellt ein Risiko für ggf. vertrauliche Unternehmensdaten dar.
Mit Azure Rights Management Services (RMS) bietet Office 365 eine zuverlässige Lösung zur Verschlüsselung und Zugriffskontrolle auf Unternehmensebene an.
Dabei wird Digital Rights Management (DRM) komplett in die gesamte Microsoft Office Produktfamilie integriert, so dass bei Bedarf einem einzelnen Dokument eine definierte Vertraulichkeitsstufe zugewiesen wird. Hierbei lassen sich feine Abstufungen wie z.B.
- Bearbeitung erlaubt / verboten
- Ausdrucken erlaubt / verboten
- Weiterleitung per Email erlaubt / verboten
- Copy und Paste aus dem Dokument erlaubt / verboten
- usw.
auf Ebene einzelner Benutzer oder Gruppen definieren.
Grundsätzlich kann der Zugriff auf Dokumente z.B. auch auf Mitarbeiter des eigenen Unternehmens beschränkt werden, so dass beispielsweise ein versehentlich falsch ausgewählter externer Emailempfänger keinen Zugriff auf die fälschlicherweise versendeten Dateianhänge erhält.
Aber auch ein aus dem Unternehmen ausscheidender Mitarbeiter verliert im Moment seines Austritts (bei der Deaktivierung seines Active Directory Kontos) automatisch Zugriff auf alle Unternehmensdaten, und das eben auch dann, wenn er diese zuvor auf einen externen Speicher kopiert oder ein privates Emailkonto versendet hat, da bei jedem Zugriff auf ein DRM-geschütztes Dokument seine Zugriffsberechtigung online abgefragt wird.
Auch externe Personen (z.B. Mitarbeiter eines Kunden) können in DRM gezielt Rechte zugewiesen bekommen. Denken Sie z.B. an ein Szenario, in dem durch DRM verhindert wird, dass ein Kunde das von Ihnen erstellte Angebot zu Vergleichszwecken an eine Wettbewerber übermitteln möchte. DRM kann auch in einem solchen Fall die Weitergabe von Informationen an nicht authorisierte Dritte effektiv verhindern.
DRM / RMS kann also in einer Vielzahl von Szenarien die Sicherheit Ihrer vertraulichen Unternehmensdaten signifikat erhöhen. Und das ohne großen Aufwand, da Microsoft die gesamte RMS-Infrastruktur kostengünstig im Rahmen von Office 365 zur Verfügung stellt. Und das Plattformübergreifend z.B. auch auf iOS oder Android Devices!
Wir als InSys AG haben bereits zahlreiche DRM/RMS-Projekte erfolgreich durchgeführt und stehen Ihnen gerne beratend zur Seite. Die Enterpreise-Pläne (E3 und E4) von Office 365 beinhalten bereits die benötigte Rights Management Lizenz, so dass DRM ohne zusätzliche Lizenzkosten sofort implementiert werden kann. Für die andere Pläne von Office 365 kann RMS jederzeit als zusätzliche Lizenz zugebucht werden.
Schlagen Sie jetzt ein neues Kapitel in Sachen Sicherheit Ihrer Unternhemensdaten auf!